Ni pomembno, kaj počneš in kje delaš – vsi iščemo načine za večjo produktivnost med študijem, na delovnem mestu … S prevelikimi količinami kofeina in sestavljanjem neskončno dolgih seznamov, se ne boš približal željeni visoki ravni produktivnosti.
Zakaj smo torej vsi tako obsedeni s produktivnostjo? Verjetno zato, ker je v tej digitalni dobi ostati pri nalogi in se izogibati drugim motnjam težje kot opravljati dejansko delo. Vendar pa je iskanje najbolj produktivnega dne pripeljalo do določene zmote o tem, kaj produktivnost v resnici je – in to je veliko več kot pisanje dolgih seznamov z opravili. Resnično produktivni ljudje niso osredotočeni na to, da bi naredili več stvari, vendar se osredotočajo, da naredijo manj stvari in te čim bolje.
Bolj produktiven ne moreš postati kar čez noč. Vendar, če boš uvedel majhne spremembe in boš pri njih vztrajal, boš na dobri poti k večji učinkovitosti. Spodaj ti bomo opisali nekaj najpomembnejših navad zelo produktivnih ljudi, ki ti lahko pomagajo povečati produktivnost in kako ohraniti osredotočenost.
- Zmanjšaj svoj to-do list – Svoja opravila prilagodi tako, da ne boš v dnevu naredil veliko nalog temveč da bodo le te naloge kvalitetno opravljene. Postavi kvaliteto pred kvantiteto! Vprašaj se, če je res potrebno opraviti vseh 30 nalog iz seznama? Vedno pristopi k delu osredotočen na opravljanje stvari, ki so pomembne.
- Vzemi si več odmorov – Po neprestanem večurnem delu pogosto dobimo glavobole. To je le signal naših možganov, da jim primanjkuje glukoze in zato je pomembno, da si takrat vzameš odmor. Lahko se sprehodiš, privoščiš kosilo ali malico ali pa preprosto meditiraš. Po odmoru, se boš na delo vrnil spočit in pripravljen.
- Zahtevnih nalog se loti pred kosilom – Najzahtevnejše naloge in opravila vedno opravi pred kosilom, saj so takrat tvoji možgani še spočiti. Če imaš kakšne zahtevne naloge ali sestanke, jih vedno poskušaj voditi dopoldne. S takšnim načrtovanjem dneva, si boš lahko ustvaril nov in bolj produktiven način upravljanja svojega časa.
- Ustvari si svoj sistem – Verjetno si z leti razvil nekaj navad, ki uničujejo produktivnost. Svoje moteče navade lahko odpraviš tako, da si ustvariš sistem. Primer dobre prakse je jutranje načrtovanje sestankov in popoldansko pregledovanje in odgovarjanje na e-pošto. Če si ne boš ustvaril dobrega sistema, potem boš čez dan našel veliko drugih nalog, ki bodo odvrnile tvojo pozornost.
- Ne zamenjuj produktivnosti z lenobo – Čeprav tega nihče ne prizna rad, je lenoba prvi dejavnik, ki prispeva k izgubi produktivnosti. Številne metode, za varčevanje časa so ponavadi le načini, kako se izogniti opravljanju resničnega dela.
- Osredotoči se le na eno nalogo naenkrat – Ne poskušaj opraviti 10 nalog naenkrat, saj spremljanje in reševanje več nalog naenkrat zniža inteligenčni količnik v povprečju za 10 točk! Stvari so dosti bolj učinkovite, če so opravljene postopno in ne naenkrat.
- Uporaba Eisenhowerjeve matrike – Eisenhowerjeva matrika je odličen pripomoček, s katero si lahko pomagamo določiti prednostne naloge in z njo lažje sprejmemo odločitev, katere naloge moramo najprej opraviti.
Eisenhowerjeva matrika
Za izdelavo Eisenhowerjeve matrike naredi kvadrat 2 x 2. Na eno os napiši “pomembno” in “ni pomembno”. Na drugi osi napišite “nujno” in “ni nujno”. Tako boš naloge razvrstil glede na pomembnost in nujnost. To ti lahko pomaga prepoznati, katere naloge so pomembne in katere bi bile samo potrata časa.
- Uporabi pravilo 80/20 – Pravilo 80/20 je znano tudi kot Partovo načelo. Pravilo pravi, da približno 80 % rezultatov izhaja iz 20 % prizadevanj in opravljenih nalog. Da bi povečal produktivnost, je pomembno, da si določiš 20 % najpomembnejših nalog in dela.
- Načrtuj za primere, ko gredo stvari narobe – Vsakomur se lahko zgodi, da mu gredo stvari narobe. Zato je še toliko bolj pomembno, da imaš načrt tudi za takrat. Vsak lahko podcenjuje, koliko časa bo potreboval za dokončanje nalog in zato je takšno planiranje še bolj pomembno. Z načrtovanjem nepredvidljivih razmer se lahko hitro prilagodiš in nadaljuješ z delom.
- Delaj, preden dobiš motivacijo ali navdih – Ogromno ljudi govori, da morajo dobiti navdih ali motivacijo, preden lahko začnejo z delom. Pogosto je izguba motivacije povezana z obsežnim delom ali pa, ker nas delo straši. Zelo težko je začeti s pisanjem naloge, zato je še toliko bolj pomembno, da si delo razdeliš na manjše dele in ga začneš postopoma izvajati.
Zelo produktivni ljudje so lahko videti kot čarovniki ali roboti. Ti ljudje so našli svoje načine, kako ohranjajo svojo produktivnost. V glavnem se omejujejo na glavne 4 stvari in to so izdelava dobrega plana, proaktivnost, da dobro skrbijo zase in vedo, kdaj zaprositi za pomoč.
Pametni ljudje prosijo za pomoč. Produktivni ljudje priznajo, kadar nečesa ne vedo. Zato namesto, da se z nečim spopadaš sam, raje prosi za pomoč in le tako boš lažje in z večjo motivacijo opravil nalogo.
