Imeti dober time management je ena izmed najbolj koristnih veščin, ki ti bo v življenju zelo pomagala. Če svojega časa ne upravljaš učinkovito, boš prej ali slej izgorel. Da bi lahko boljše izkoristil vsako minuto v življenju, moraš vedeti, kako je najbolj učinkovito, da ravnaš s časom.

Kaj sploh je time management?

Time management je usklajevanje nalog in dejavnosti tako, da vse narediš čim bolj učinkovito in optimalno. To ljudem omogoča, da v krajšem času opravijo več dela in tudi bolj kvalitetno se lotijo naloge.

Zakaj je pomemben time management?

Pripomore k učinkovitem upravljanju časa, kar vodi v večjo produktivnost in učinkovitost. Pripomore k zmanjševanju stresa, večjemu uspehu v življenju in v splošnem pozitivno vpliva na nas. Če imaš dober time management, potem se boš zagotovo izognil zamujenim rokom oddaje poročil, izgorelosti, stresu, slabemu delu …

Kaj pridobiš z dobrim time managementom?

Z dobrim time managementom pridobivaš na spretnostih, kot so organiziranost, jasno določanje nalog, dobre komunakacijske sposobnosti, pozitivno obvladovanje stresa, jasno postavljanje ciljev in počasi začneš ločevati med prioritetnimi nalogami …

Pomembno je, da si v naprej določiš prioritete oziroma stopnjo pomembnosti naloge. Večjega pomena kot je naloga, prej jo boš opravil. Za učinkovito določanje prednostnih nalog, moraš vedeti, koliko časa boš potreboval za dokončanje posameznega opravila. Če boš postal vešč v določanju prednostnih nalog, potem boš brez problema opravljal tudi bistvene naloge.

Preizkusi nekaj tehnik, ki ti bodo pomagale izboljšati time management:

  • Zbudi se zgodaj – podaljšaj si dan

Čeprav ima dan samo 24 ur, to še ne pomeni da ne moreš spremeniti števila ur v dnevu. Vsako jutro se lahko poskusiš zbuditi nekoliko prej, kot ponavadi. Človeško telo potrebuje 6 -8 ur spanja, da lahko optimalno deluje.

Vsako jutro si budilko nastavi 10 minut prej kot običajno in sčasoma si boš podaljšal dan. Tako boš lahko dodaten čas za določanje prioritet, telovadbo ali pa ukvarjanje s hobijem. Postopoma se bo povečala tudi tvoja dnevna produktivnost.

  • Postavi si SMART cilje in na njih tudi delaj

SMART cilji so odličen način, kako si lahko postaviš učinkovite cilje in na njih tudi delaš. Takšni cilji pomagajo vnesti trdno strukturo in pripomorejo k večjemu uspehu pri doseganju ciljev.

SMART je okrajšava za:

S: specifičen, konkreten cilj

M: merljiv, lahko tudi motivacijski cilj

A: ambiciozen in dosegljiv, s čim manjšim »inputom« dobiš dober »output«

R: realističen

T: časovno opredeljen

  • Delaj eno stvar naenkrat – kvaliteta pred kvantiteto

Raziskave so pokazale, da kar 98 % ljudi ni zmožnih opravljati več nalog hkrati in so se zmožni posvetiti samo eni stvari. To velja tudi za dober time management, namesto da svojo pozornost posvečaš petim različnim stvarem, se popolno osredotoči le na eno stvar in tisto čim bolj učinkovito izpelji. Posledično se boš naučil postavljati dober časovni okvir in tako se bo povečala uspešnost dokončanja naloge.

  • Spremljaj svoj čas

Če želiš biti bolj ustvarjalen, moraš vedeti, kako in kje se porabi vsaka ura. Začni slediti svojemu času ročno ali pa si ga zapisuj v dnevnik, koledar. Ljudje, ki spremljajo stvari in imajo narejen časovni potek trajanja aktivnosti, so običajno bolj osredotočeni, produktivni in organizirani. Z beleženjem ur spremljajo tudi število aktivnosti, ki jih opravljajo in lažje spremljajo delo in projekte, na katerih aktivno delajo.

Zelo priljubljeno načelo je 20 / 80, poznano tudi kot Paretovo načelo. Načelo pravi, da je potrebnih 20 % pripravljenosti in prizadevanj ter 80 % rezultatov in izvajanja projektov, nalog. Paretovo načelo ohranja upravljanje časa v središču pozornosti, saj omogoča, da se osredotočiš na najpomembnejše naloge in ne porabljaš časa za naloge, ki ne bodo prinesle velikih sprememb. To pravilo je tudi zelo uporabno pri pripravi zagonskih elaboratov in večjih projektov.

  • Metoda ABCDE

Če imaš težavo z učinkovitim upravljanjem in porabljanjem časa, potem poskusi metodo ABCDE, ki ti bo pomagala določiti prednostne naloge. Pri metodi najprej sestaviš seznam opravil in nalog, ki jih moraš opraviti in nato vsako nalogo razvrstiš v kategorije A, B, C, D, E, pri čemer ima vsaka črka svojo stopnjo pomembnosti.

A: najpomembnejše naloge, te naloge moraš nujno opraviti, sicer bi to lahko imelo resne posledice.

B:  manj pomembne naloge, treba jih je opraviti, vendar ne bodo imele tako velikega vpliva.

C: pomeni naloge brez posledic: Takšne naloge so nekaj, kar bi bilo lepo opraviti, vendar nimajo nobenih posledic, če jih opravite ali ne.

D: naloge za delegiranje, to nalogo lahko opravi druga oseba oziroma je zelo nepomembna naloga.

E: naloge, so nepomembne, jih lahko izpustiš, njihovo opravljanje ne prispeva k produktivnosti in učinkovitosti.

  • Uredi si delovni prostor

Urejen delovni prostor ti lahko pomaga prihraniti čas, saj ti nebo treba iskati materialov in stvari, ki bi bile potrebne za dokončanje naloge. Poleg tega organiziran delovni prostor pomaga okrepiti sposobnosti načrtovanja. Če ti ni treba skrbeti, kje boš našel določene dokumente in gradivo, se bo raven tvojega vsakodnevnega stresa zmanjšala.

  • Spoznaj vzorce svoje produktivnosti

Vsakdo ima različne vzorce, kako produktiven je čez dan. Nekateri ljudje so bolj produktivni zjutraj, dopoldan spet drugi zvečer ali ponoči. Če ugotoviš v katerm delu dneva si najbolj produktivem potem lahko učinkoviteje izkoristiš dan. Z načrtovanjem pomembnejših nalog v delu dneva, kjer si bolj produktiven se bo močno zmanjšala raven stresa in hitreje boš opravil nujnejše naloge.

  •  Okrepi svoje dobre navade

Ko končaš nalogo ali opaziš, da si spretno ravnal s časom med izvajanjem naloge, si privošči majhno nagrado. Tako boš povečal vsakodnevno produktivnost, zmanjšal boš stres in dobil boš še večjo motivacijo, za nadaljnjo razvijanje veščin za uspešen time management.

Upravljanje s časom ima pomembno vlogo v našem vsakdanjem življenju. Že če se poučiš o osnovnih nasvetih za dober time management, lahko dosti bolj efektivno opraviš naloge. Vsaka minuta v življenju je dragocena, zato ne zapravljaj časa za nekaj, kar ne prinaša nobene dodane vrednosti.